Le fichier des salariés peut être atteint de plusieurs façons.

Lors de l´introduction d´un agent sur le planning

Dans paramétrage, fichier des agents.

Il conduit à une liste "filtrée": le filtre exclue les agents archivés.

Le filtre peut être changé directement par le bouton autre filtre:

Le filtrage peut être réalisé pour un service gestionnaire: les agents ne sont liés au poste et donc à un service que par le planning. Un agent n´est relié à un service que lors d´un horaire et peut l´être à un autre service le lendemain. Ceci dépasse la réalité, on verra plus bas que l´on peut relier un agent à un service dit "service gestionnaire" par le biais de sa fiche.

Lorsqu´un salarié quitte l´établissement, il ne doit plus apparaître dans les listes. Il ne peut être supprimé, sinon les plannings anciens ne seraient plus valides.

La méthode, procéder à l´archivage, permettra de le masquer dans toutes les listes mais de le faire apparaître sur les plannings où il était présent.

Pour archiver cliquer sur l´agent et sélectionner archivage: il disparaît de la liste en cours.

Désarchivage:

Refaire apparaître un archivé à tort: sélectionner le filtre archivé, cliquer sur l´agent dans la liste et actionner le bouton désarchivage.

Pour créer une nouvelle fiche: choisissez le bouton Nouvel agent.

Pour voir une fiche existante, cliquez sur l´agent et actionnez Modifier

Pour modifier une fiche existante, cliquez sur l´agent et actionnez Modifier

Le bouton Autorisation / Interdiction Postes, permet d'interdire l'utilisation d'un agent sur certains postes.

Orplan vous permet de saisir des intérimaires (nouvel intérimaire), autant de fois qu´il y a de personnes simultanément. Vous pouvez personnaliser l´accueil des intérimaires en les nommant pour une période donnée. Pour une même fiche, plusieurs noms pourront ainsi se succéder.

Des fiches que l´on peut ne renseigner que partiellement.

Sont impératifs:
le nom abrégé (nom code) qui sera utilisé comme repère sur le planning, le nom+prénom complet et le service gestionnaire: en effet l´affectation d´un salarié à un poste de travail, donc un service, ne se fait qu´à travers le roulement et un agent peut être à cheval sur deux services. Néanmoins il doit être rattaché à un service, celui qui assure sa gestion au quotidien (accord des congés, récupérations etc..)
une date de naissance cohérente et le choix masculin / féminin
 

Depuis le version 4.61, le logiciel propose un mot de passe défini automatiquement pour chaque salarié´ (ici Z1765).
Ce mot de passe leur permet un accès à leur planning (avec demandes possibles) ou le planning de leur poste ou service de rattachement.
Dans ce dernier cas, il ne peuvent que modifier leur planning en effectuant des demandes que les administrateurs valideront ou refuseront.

L'onglet compétences permet de définir des qualifications et des compétences pour un salarié.