Logiciel de planning et de suivi d'heures Orplan-SHP

 

IMPLANTATION DE ORPLAN-SHP sur VOTRE ORDINATEUR ou VOTRE RESEAU

I - Les bases de données :

Le logiciel de planning Orplan-SHP fonctionne avec deux bases de données

(une base de données est un ensemble de fichiers contenu en un seul bloc qui devient lui-même un (méta) fichier.
Outre les données, elle contient de nombreux index et des liens logiques entre les différentes données)

  • ORPSHDB.MDB : c'est la base principale, celle qui doit être sauvegardée.
    en cas d'utilisation réseau, elle est partagée entre tous les utilisateurs.
  • ORPSHLOG.MDB : orplan-shp a besoin de conserver des données propres à l'utilisateur et non partagées : ainsi en est-il de la trace des dernières opérations qu'il vient de réaliser et sur lesquelles il peut revenir en arrière.
    De plus, si la base de données principale (orpshdb.mdb) se trouve ailleurs que dans le répertoire local, orpshlog.mdb contient le chemin d'accès vers la base principale.
  • Ces deux bases sont de type Microsoft Access (.mdb)

 

II - Les répertoires (ou dossiers) :

Le logiciel de planning Orplan-SHP met en jeu deux répertoires voire trois

  • Le logiciel : ensemble de fichiers exécutables en général conservé dans C:\Program Files\Orplan-shp\
    Vous pouvez les installer ailleurs lors du "SETUP" (installation). Ce n'est guère conseillé, sauf à vous bien souvenir du dossier d'installation.
  • Le répertoire local (contenant entre autres orpshlog.mdb): l'installation du logiciel crée un répertoire C:\Orplan-shp\
    Vous pouvez choisir après l'installation, un autre répertoire. Dans ce cas, il vous faudra venir changer les propriétés de l'icone de lancement du logiciel installé sur votre bureau : "démarrer en :" et citer votre nouveau répertoire. (bien sûr, il vous faudra savoir et ne pas oublier quel est ce nouveau répertoire ( faire un simple coupé - collé de l'ensemble contenu dans c:\orplan-shp\)
  • par défaut, la base de données principale ORPSHDB.MDB est installée dans le répertoire local.
    Vous pouvez la déplacer : notamment vers le serveur d'un réseau et bénéficier ainsi en général, des sauvegardes de l'ensemble de vos données.
    Pour migrer Orpshdb.mdb vers un autre répertoire faites un simple couper-coller
    au prochain lancement d'orplan-shp, un message s'affichera vous indiquant "base de d... orpshdb.mdb non retrouvée", c'est normal, personne d'autre que vous ne sait où elle se situe.
    choisir alors l'option autre emplacement : saisir le nouveau répertoire (ou le rechercher en double cliquant sur orpshdb.mdb:
    ce chemin est alors conservé dans la base de données locale orpshlog.mdb...

 

III - Installation et lancement du logiciel :

Le lancement du logiciel s'effectue en double cliquant sur l'icone installé sur vore bureau
à défaut faire "démarrer" "programme" "orplan-shp".

  • le logiciel recherche alors le répertoire local
      il recherche dans l'ordre :
    • C:\Orplan-shp : il y trouve orpshlog.mdb, il considère alors que c'est le répertoire local.
    • Le répertoire courant ( Option icone : "Démarrer en" des propriétés de l'icone du bureau ou c:\Program Files\orplan-shp par l'option "démarer" "programmes...")
      s'il y trouve orpshlog.mdb, il considère alors que c'est le répertoire local.
      Si orpshlog.mdb n'est pas retrouvée, vous aurez le droit à un message d'erreur et le logiciel s'arrêtera.
  • Si orpshlog.mdb est retouvée : Orplan-SHP "ouvre" orpshlog.mdb et trouve le chemein qui mène au répertoire où se situe vos données principales orpshdb.mdb.
  • S'il ne la trouve pas la base dans ce répertoire, vous aurez encore le droit à un message d'erreur, sinon Orplan-SHP se lance et vous demande votre mot de passe.

NB: Orplan-shp tente d'ouvrir les bases de données. Lorsqu'il reçoit un message système lui indiquant l'impossibilité de l'ouvrir, ce peut être le résultat de plusieurs causes :

  • la base est effectivement absente du répertoire
  • elle est en protection ériture : en réseau, vous n'avez pas suffisamment de droits pour effectuer des modifications
  • le système a remarqué que le fichier est mal enregistré sur le disque:
    dans ce cas il est souvent possible de le réparer (c'est ce que propose Orplan-shp )

 

IV - Sauvegardes et Restaurations :

Le logiciel orplan-shp est un logiciel de gestion et non pas un logiciel de bureautique:
Sur ces derniers, en général, vous prenez un dossier situé sur le disque dur, l'amenez en mémoire, vous le modifiez
vous le réinstallez sur le disque dur en faisant la sauvegarde. Pendant tout ce temps, vous ne pouvez pas partager vos données en cours de modification avec vos collègues.

Sur Orplan-SHP, dès que vous faites une modification, (ex: un nouvel horaire pour un salarié), cette modification est effectuée sur le disque dur du micro-ordinateur ou du serveur.
Vos modifications n'ont pas besoin dans l'immédiat d'être sauvegardées. Vous pouvez éteindre votre ordinateur, le rallumer, elles sont toujours là...
... jusqu'au jour où votre ordinateur ne redémarrera plus : trop vieux, trop violenté ....
... ou que votre base de données sera devenue illisible : problème système, disque de données plein, coupure réseau, électrique ....

Il vous faut donc Sauvegarder vos données ailleurs que sur le disque dur pour pouvoir redémarrer éventuellement ailleurs et retrouver ainsi vos plannings...
C'est ce que prévoit l'option menu du logiciel "fichier "sauvegardes ==>"

  • Les sauvegardes : (à sauvegarder orpshdb.mdb essentiellement)
    Nous vous conseillons (à défaut de sauvegardes automatiques sur un serveur) l'utilisation de clefs USB (1 à 2 Go).
    Mieux encore, un jeu de clefs USB que l'on utilise à tour de rôle.
    La sauvegarde Orplan-SHP vous demandera un lecteur (et éventuellement un répertoire sur votre clef)
    Exemple F:\Orplan-shp (il vous faut connaitre le lecteur de votre clef -ici f: - pour cela faire "démarrer" "explorer" et chercher E: F: G:..clé USB)
  • La restauration: attention, soyez sûr(e) de vous, vous allez perdre les données actuelles
    • Si vous envisagez la restauration, c'est que vos données actuelles sont irrémédiablement perdues.
    • La restauration est "manuelle" (c'est à dire non assistée par le logiciel).
    • Utiliser l'explorateur et faire un copié-collé (orpshdb.mdb) vers son répertoire habituel.
    • Plus encore:
      • Téléchargez le logiciel sur internet et installez le comme habituellement.
      • Demandez une nouvelle clef (de dépannage et gratuite).
      • Restaurez votre base de données

 

V - les bases de données vides :

Lorsque vous téléchargez le logiciel, il installe des bases de données vides orpshlvid.mdb et orpshvid.mdb dans le répertoire c:\orplan-shp.

  • S'il n'existe pas encore de base de données orpshlog.mdb et ou orpshdb.mdb, alors le logiciel les renomme au premier lancement
    (respectivement en orpshlog.mdb et orpshdb.mdb).
  • S'il existe l'une ou l'autre ou les deux (par exemple téléchargement d'une nouvelle version du logiciel sur internet), alors il les utilise pour mettre à jour la structure de votre base de données. C'est à dire les rendre aptes à prendre en compte de nouvelles données non initialement prévus : ex: l'âge du capitaine...
  • Une fois exploitées, ces bases vides sont détruites.
  • Vous pouvez télécharger ces bases vides indépendamment du logiciel : elles vous permettent de repartir à zéro.
    C'est parfois le cas, lorsque vous débutez avec le logiciel, on ne se prend pas trop au sérieux au début, on saisit un peu n'importe quoi pour voir ...
    ... puis l'on est séduit et l'on veut repartir sur des bases plus saines...

=> les télécharger ici